Quels sont les avantages de l'externalisation ?

Vous pouvez recourir à l'externalisation dans le but de vous développer, de vous réorganiser ou de vous concentrer sur votre cœur de métier.

En effet, l'externalisation offre de nombreux avantages à votre entreprise :

• Concentration des effectifs sur les activités à forte valeur ajoutée

• Gain de temps

• Augmentation de la compétitivité et de la productivité

• Gain de souplesse et de flexibilité

• Réduction des frais de personnel

• Accès à des compétences nouvelles apportées par le prestataire spécialisé

Quelles activités externaliser ?

Généralement, l'externalisation est consacrée aux fonctions supports qui ne présentent pas d'impact stratégique pour l'entreprise. Les fonctions privilégiées pour l'externalisation sont notamment les suivantes :

• Gestion et maintenance informatique

• Comptabilité et gestion de la paie

• Gestion des ressources humaines

• Service marketing et commercial

• Saisie de données

• Standard téléphonique et accueil physique

• Sécurité

Quel est le contenu du contrat d'externalisation ?

La rédaction d'un contrat d'externalisation est obligatoire. Elle permet d'assurer une sécurité juridique optimale.

Le contrat d'externalisation doit comporter les mentions suivantes :

• Objet du contrat, c'est-à-dire le détail de la mission confiée au prestataire

• Prix de la prestation

• Clause d'indexation ou clause de renégociation : elle permet de renégocier le prix de la prestation en cours de contrat en cas l'évolution des conditions économiques qui compromettraient l'équilibre du contrat. Par exemple, l'augmentation des loyers du matériel informatique.

• Délais de paiement et/ou pénalités de retard

• Modalités de modification du contrat

• Livraison : lieu de livraison, délais, transport et emballage

• Sanction du non-respect des délais : réduction du prix, par exemple

• Contrôle et réception des prestations

• Garanties accordées au prestataire

• Confidentialité de certaines informations transmises au prestataire

• Propriété intellectuelle lorsque la prestation est protégée par les droits d'auteur : par exemple, la conception d'un logiciel.

• Clause sur le travail dissimulé (professionnels) pour s'assurer que le prestataire ne recourt pas au travail de personnes non déclarées

• Date de conclusion, date d'effet du contrat

• Tribunal compétent et droit applicable en cas de litige éventuel

Quelles sont les obligations réciproques des parties ?

Le contrat d'externalisation doit fixer les obligations de chaque partie, celles du prestataire et celles du client professionnel (vous).

Prestataire

Le prestataire a l'obligation d'exécuter les missions dans les conditions prévues au contrat. S'il ne les exécute pas ou s'il les exécute mal, vous pouvez engager sa responsabilité.

Le prestataire est également tenu à une obligation de conseil. Il doit s'informer des besoins de votre entreprise et orienter vos choix en préconisant la solution qui lui apparaît la plus adaptée. Il doit vous mettre en garde sur les modalités d'utilisation des services et sur ses contraintes techniques éventuelles.

Une obligation de confidentialité oblige le prestataire à ne pas communiquer sur des informations propres à votre entreprise.

Si le contrat comporte une clause de réversibilité, le prestataire doit, à l'expiration du contrat, faciliter la poursuite des services par un nouveau prestataire ou par le client lui-même sans discontinuité, ni perte d'information.

Exemple

Dans un contrat d'externalisation de services informatiques (contrat d'infogérance), le prestataire doit communiquer, tout au long de la relation contractuelle, l'ensemble des documents techniques nécessaire à l'exploitation.

Avant la fin du contrat, il doit transférer ces informations au nouveau prestataire et restituer les actifs, matériels, logiciels et données.

Jusqu'à 6 mois après la fin du contrat, il doit également assister l'entreprise et transférer son savoir-faire au nouveau prestataire.

Quels sont les avantages de l'externalisation ?

Vous pouvez recourir à l'externalisation dans le but de vous développer, de vous réorganiser ou de vous concentrer sur votre cœur de métier.

En effet, l'externalisation offre de nombreux avantages à votre entreprise :

• Concentration des effectifs sur les activités à forte valeur ajoutée

• Gain de temps

• Augmentation de la compétitivité et de la productivité

• Gain de souplesse et de flexibilité

• Réduction des frais de personnel

• Accès à des compétences nouvelles apportées par le prestataire spécialisé

Quelles activités externaliser ?

Généralement, l'externalisation est consacrée aux fonctions supports qui ne présentent pas d'impact stratégique pour l'entreprise. Les fonctions privilégiées pour l'externalisation sont notamment les suivantes :

• Gestion et maintenance informatique

• Comptabilité et gestion de la paie

• Gestion des ressources humaines

• Service marketing et commercial

• Saisie de données

• Standard téléphonique et accueil physique

• Sécurité

Quel est le contenu du contrat d'externalisation ?

La rédaction d'un contrat d'externalisation est obligatoire. Elle permet d'assurer une sécurité juridique optimale.

Le contrat d'externalisation doit comporter les mentions suivantes :

• Objet du contrat, c'est-à-dire le détail de la mission confiée au prestataire

• Prix de la prestation

• Clause d'indexation ou clause de renégociation : elle permet de renégocier le prix de la prestation en cours de contrat en cas l'évolution des conditions économiques qui compromettraient l'équilibre du contrat. Par exemple, l'augmentation des loyers du matériel informatique.

• Délais de paiement et/ou pénalités de retard

• Modalités de modification du contrat

• Livraison : lieu de livraison, délais, transport et emballage

• Sanction du non-respect des délais : réduction du prix, par exemple

• Contrôle et réception des prestations

• Garanties accordées au prestataire

• Confidentialité de certaines informations transmises au prestataire

• Propriété intellectuelle lorsque la prestation est protégée par les droits d'auteur : par exemple, la conception d'un logiciel.

• Clause sur le travail dissimulé (professionnels) pour s'assurer que le prestataire ne recourt pas au travail de personnes non déclarées

• Date de conclusion, date d'effet du contrat

• Tribunal compétent et droit applicable en cas de litige éventuel

Quelles sont les obligations réciproques des parties ?

Le contrat d'externalisation doit fixer les obligations de chaque partie, celles du prestataire et celles du client professionnel (vous).

Prestataire

Le prestataire a l'obligation d'exécuter les missions dans les conditions prévues au contrat. S'il ne les exécute pas ou s'il les exécute mal, vous pouvez engager sa responsabilité.

Le prestataire est également tenu à une obligation de conseil. Il doit s'informer des besoins de votre entreprise et orienter vos choix en préconisant la solution qui lui apparaît la plus adaptée. Il doit vous mettre en garde sur les modalités d'utilisation des services et sur ses contraintes techniques éventuelles.

Une obligation de confidentialité oblige le prestataire à ne pas communiquer sur des informations propres à votre entreprise.

Si le contrat comporte une clause de réversibilité, le prestataire doit, à l'expiration du contrat, faciliter la poursuite des services par un nouveau prestataire ou par le client lui-même sans discontinuité, ni perte d'information.

Exemple

Dans un contrat d'externalisation de services informatiques (contrat d'infogérance), le prestataire doit communiquer, tout au long de la relation contractuelle, l'ensemble des documents techniques nécessaire à l'exploitation.

Avant la fin du contrat, il doit transférer ces informations au nouveau prestataire et restituer les actifs, matériels, logiciels et données.

Jusqu'à 6 mois après la fin du contrat, il doit également assister l'entreprise et transférer son savoir-faire au nouveau prestataire.